Die Erfahrungen der COPLAN AG zu diesem Prozess resultieren aus Auftragsabwicklungen als externer Generalplaner. Die Prozesseffektivität und -effizienz ist es wert, genauer betrachtet zu werden, weil wir in den US-Regelungen die Progressivität erkennen, nicht einen überbordenden Bürokratismus. (dieser Beitrag enthält KI-Recherchen). hinzugenommen).
- Anlass und Zielsetzung
Das US Army Corps of Engineers (USACE) organisiert die Planung von Bauprojekten nicht als durchgehend linearen Prozess, bei dem eine Planungsstufe vollständig abgeschlossen und anschließend von einer anderen Stelle geprüft wird. Kennzeichnend ist vielmehr ein integrierter Project-Delivery- und Review-Prozess, bei dem Nutzer, Planer, Projektmanagement, technische Prüfer, Bauausführung, Vergabe und gegebenenfalls weitere Fachstellen bereits während der Planung wiederholt zusammengeführt werden.
Für militärische, interbehördliche und internationale Bauprojekte ist dieses Vorgehen in den Engineer Regulations beschrieben (ER). Project Management Plan und ein darin integrierter Quality Management Plan sind obligatorisch und müssen bereits in den Bewerbungsunterlagen dezidiert dargestellt werden, um erfolgreich zu sein. Die Projektqualität soll damit nicht erst am Ende kontrolliert, sondern während des gesamten Projektverlaufs hergestellt werden.
Der Begriff „Review-Meeting“ bezeichnet dabei streng genommen nicht ein einzelnes standardisiertes Besprechungsformat. Vielmehr besteht das USACE-System aus Planungs- und Design-Charrettes, laufender fachlicher Qualitätssicherung, formellen Reviews an Planungsmeilensteinen, dokumentierter Kommentierung und gezielten Comment-Resolution- bzw. Review-Konferenzen.
- Grundprinzip: Project Delivery Team statt isolierter Fachprüfung
Zentrale organisatorische Einheit ist das Project Delivery Team (PDT). Dabei handelt es sich um ein interdisziplinäres Projektteam, in dem die für die Projektabwicklung notwendigen Fachrichtungen und Funktionen zusammengeführt werden, vor allem internes Personal aber auch ggf. auch externes. Der Project Manager verantwortet die Gesamtkoordination; zusätzlich wird für technische Planungsleistungen ein Technical Lead (TL) eingesetzt. Der Technical Lead trägt eine wesentliche Verantwortung dafür, dass technische Anforderungen, Regelwerke, Qualitätsziele und Prüfprozesse eingehalten werden.
Die aktuelle USACE-Qualitätsrichtlinie formuliert ausdrücklich, dass die Koordination innerhalb des PDT ein wesentlicher Bestandteil der Qualitätssicherung ist. Der Technical Lead soll hierzu technische Projektbesprechungen durchführen und dafür sorgen, dass Projektstatus, Risiken, offene Fragen und technische Entscheidungen innerhalb des Teams bekannt sind. Als Instrumente nennt USACE unter anderem regelmäßige Projektbriefings und gemeinsame Ortsbegehungen.
Damit liegt ein wesentlicher Unterschied zu einem rein sequenziellen Prüfprozess vor: Prüfer und ausführungsrelevante Fachstellen werden möglichst früh einbezogen und nicht erst nach Fertigstellung einer Planungsphase.
- Frühe Phase: Planning und Design Charrettes
Eine besondere Rolle spielen zu Beginn eines Projekts die sogenannten Charrettes. Sie sind keine klassische Schlussprüfung, sondern intensive, meist mehrtägige Arbeitsworkshops.
USACE unterscheidet insbesondere zwischen Planning beziehungsweise Programming Charrettes und Design Charrettes.
- Programming Charrette: Analyse und Abgleich von Projektumfang, Nutzeranforderungen und Mission Requirements mit Budget-, Flächen- und Programmvorgaben.
- Planning Charrette: gemeinsame Validierung eines vorbereiteten Entwurfs hinsichtlich funktionaler Anforderungen, Scope, Kosten und Terminplanung.
USACE beschreibt diese Veranstaltungen als intensive Zusammenarbeit der wesentlichen Beteiligten. Praxisbeispiele nennen typischerweise drei bis vier Tage, in denen Vertreter verschiedener Ingenieurdisziplinen gemeinsam mit Nutzern und Projektverantwortlichen die Projektparameter festlegen und unterschiedliche Lösungswege untersuchen.
Die entscheidende Funktion der Charrette besteht deshalb darin, Grundsatzentscheidungen frühzeitig gemeinsam zu treffen, bevor erhebliche Planungsleistungen in eine möglicherweise falsche Richtung erbracht werden.
- Formale Planungsmeilensteine
Für klassische Design-Bid-Build-Projekte (Planen – Ausschreiben – Bauen) im militärischen Hochbau definiert die aktuelle Engineering Richtlinie typische Planungsstände.
| USACE-Planungsstand | Funktion des reviews |
|---|---|
| 5–15 % Parametric Design | Grundlegende Anforderungen, erste Projektparameter und Planungsgrundlagen |
| 35 % Concept Design | Grundkonzept, Größe, Form, Konfiguration, wesentliche Systeme, Kosten und Übereinstimmung mit Nutzerprogramm und Projektauftrag Dieser Status war Auftragsbasis für das Terminalprojekt. Es wurde hier an den Generalunternehmer übergeben. |
| 65 % Interim Design | Vertiefung sämtlicher Fachplanungen, Fortschreibung von Ausschreibung und Kosten, Umsetzung der Kommentare aus dem vorherigen Review |
| 95 % Final Design | Weitgehend vollständige Planung und Spezifikationen; sämtliche früheren Review-Kommentare müssen berücksichtigt sein |
| 100 % Corrected Final | Einarbeitung der letzten Kommentare, Backcheck und Schließung sämtlicher verbleibender Review-Punkte |
| Ready to Advertise | Freigabe der Unterlagen für die Ausschreibung |
Die 35-%-Stufe hat dabei eine besondere Bedeutung. Die grundlegenden Merkmale, Materialien, Bauweisen und Gebäudesysteme müssen festgelegt sein und es soll nachgewiesen werden, dass das Projekt entsprechend den Anforderungen und anzuwendenden Regeln realisierbar ist.
Beim 65-%-Stand müssen die Kommentare aus dem vorausgegangenen Review eingearbeitet sein. Zusätzlich werden unter anderem Kosten, Vergabestrategie, Spezifikationen und gegebenenfalls Value Engineering weiterentwickelt.
Beim 95-%-Stand muss die Planung grundsätzlich vollständig sein. Der 100-%-Stand dient dann insbesondere dazu, die letzten Korrekturen vorzunehmen und den Reviewern den abschließenden Backcheck und die Schließung der Kommentare zu ermöglichen.
Value Engineering nach USACE-Standard ist eine strukturierte Optimierungsprüfung, bei der ein interdisziplinäres, möglichst nicht an der bisherigen Planung beteiligtes Expertenteam den Entwurf gezielt hinterfragt und alternative Lösungen zur Verbesserung von Funktion, Qualität und Lebenszykluskosten entwickelt.
- Was während eines Reviews geprüft wird
Der USACE-Prozess enthält mehrere voneinander getrennte Prüfebenen. Von besonderer Bedeutung ist zunächst die District Quality Control bzw. bei externen Planern die Architect-Engineer Quality Control (DQC/A-E QC). USACE bezeichnet diese Prüfung als Fundament seines Qualitätsprozesses.
Dabei werden Berechnungen, Modelle, Zeichnungen, Spezifikationen und die Basis of Design fachlich geprüft und fachübergreifend abgeglichen. Solche Reviews sollen nicht ausschließlich punktuell stattfinden. USACE fordert vielmehr sogenannte „over-the-shoulder“ reviews, also eine begleitende Prüfung während der laufenden Bearbeitung, zusätzlich zu den formellen Reviews an den Planungsmeilensteinen. Die Review-Personen dürfen dabei nicht unmittelbar an der täglichen Erstellung der von ihnen geprüften Planungsleistung beteiligt sein (4-Augen-Prinzip).
Je nach Projektkomplexität kommt ein Independent Technical Review (ITR) hinzu. Dieser ist fachübergreifend angelegt und untersucht insbesondere die korrekte Anwendung von Anforderungen, Normen, Gesetzen, technischen Grundsätzen und professionellen Standards. Die ITR-Prüfer sollen sich dabei besonders mit kritischen Projektmerkmalen und Risiken auseinandersetzen. Ein ITR ersetzt jedoch ausdrücklich nicht die vorherige interne Qualitätsprüfung.
- BCOES: Biddability, Constructability, Operability, Environmental and Sustainability (Ausschreibungsreife, Baubarkeit, Betreibbarkeit, Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit) werden bereits während der Planung geprüft
Besonders interessant ist das sogenannte BCOES Review. Die Abkürzung steht für Biddability, Constructability, Operability, Environmental and Sustainability.
Damit beschränkt USACE ein Design Review bewusst nicht auf die Frage, ob eine technische Planung rechnerisch richtig ist. Parallel wird beispielsweise untersucht, ob die Unterlagen eindeutig ausschreibbar sind, ob die Konstruktion tatsächlich ausführbar ist, ob Bauablauf und Bauzeit realistisch sind, ob die spätere Anlage betrieben und instandgehalten werden kann und ob Umwelt- und Nachhaltigkeitsanforderungen berücksichtigt wurden.
Beim Constructability Review sind unter anderem Baustellenzugang, Bauphasen, vorhandene Leitungen, Materiallogistik, Bauverfahren, Sicherheitsanforderungen, Terminplanung und Schnittstellen zu Dritten zu untersuchen. Besonders bemerkenswert ist, dass die aktuelle Vorschrift einen Plan-in-Hand Site Visit ausdrücklich verpflichtend vorsieht. Planungsunterlagen werden also gemeinsam mit Blick auf die tatsächliche Baustellensituation überprüft.
Für militärische Projekte soll außerdem der zuständige Installation Director of Public Works beziehungsweise Base Civil Engineer die Ausschreibungsunterlagen erhalten und aktiv am Review teilnehmen können. Bei Host-Nation- oder vergleichbaren Projekten sind auch Facility Manager beziehungsweise Betreiber einzubeziehen.
- Parallele statt ausschließlich serielle/sequenzielle Prüfung
Für die Betrachtung möglicher Beschleunigungseffekte ist ein Detail besonders relevant: Die aktuelle BCOES-Regelung sieht ausdrücklich vor, dass diese Reviews gleichzeitig mit den vorgesehenen technischen Reviews durchgeführt werden. und an gemeinsamen Projektmeilensteinen möglichst parallel betrachtet
Hierin liegt ein wesentlicher organisatorischer Vorteil des USACE-Modells. Probleme werden nicht zwingend nacheinander von Planung, Prüfung, Vergabe, Bau und Betreiberorganisation entdeckt. Mehrere Beteiligte betrachten denselben Planungsstand innerhalb eines definierten Review-Zeitfensters.
- Review-Meeting als Entscheidungspunkt, nicht als Präsentationstermin
Ein USACE Review besteht jedoch nicht lediglich aus einer Besprechung, in der der Planer seinen Entwurf präsentiert. Der eigentliche Prozess beginnt bereits vor einer Review-Konferenz.
Die Planungsunterlagen werden bereitgestellt und von den jeweiligen Reviewern geprüft. Kommentare werden dokumentiert. Für militärische und zivile Projekte, bei denen ein formeller Design-Review-Prozess erforderlich ist, verwendet USACE dafür das Design Review and Checking System (DrChecks). Das System ermöglicht die Erfassung von Kommentaren, Anhängen, Antworten, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstatus und dient als formelle Plattform zur Nachverfolgung von Review-Kommentaren.
Anschließend beantwortet das Planungsteam die Kommentare. Bei einfachen Punkten erfolgt die Klärung direkt im System. Bei fachübergreifenden, widersprüchlichen oder entscheidungsbedürftigen Punkten kann eine Review Conference beziehungsweise ein Comment Resolution Meeting durchgeführt werden.
Entscheidend ist der anschließende Backcheck: Der ursprüngliche Reviewer überprüft, ob seine Anmerkung tatsächlich fachgerecht umgesetzt wurde. Erst danach kann der Kommentar geschlossen werden. Die aktuelle Qualitätsrichtlinie verlangt ausdrücklich, dass sämtliche Kommentare bewertet, rückgeprüft und geschlossen sein müssen, bevor ein Review für einen Meilenstein zertifiziert werden kann.
Das Review-Meeting ist damit vor allem ein Instrument zur schnellen gemeinsamen Lösung derjenigen Punkte, die sich nicht sinnvoll bilateral oder schriftlich klären lassen.
- Konsequenzen für Termin- und Entscheidungsmanagement
Dieses Vorgehen kann zunächst nach zusätzlichem Prüfaufwand aussehen. USACE investiert tatsächlich erhebliche Zeit in Reviews. Bei BCOES muss die Projektplanung ausdrücklich Zeit für Prüfung, Kommentarbeantwortung und Backcheck berücksichtigen; die aktuelle Vorschrift geht grundsätzlich sogar von ausreichend bemessenen Review-Perioden aus und verlangt besondere Zustimmung für starke Verkürzungen.
Der Beschleunigungseffekt entsteht deshalb nicht dadurch, dass weniger geprüft wird. Er entsteht dadurch, dass früher, strukturierter und teilweise parallel geprüft wird.
Planer erhalten dadurch zu definierten Zeitpunkten eine konsolidierte Rückmeldung. Nutzeranforderungen werden früh festgelegt. Bau- und Vergabefachleute können Ausführungsprobleme erkennen, bevor die Planung fertiggestellt ist. Betreiber können betriebliche Anforderungen einbringen, bevor technische Systeme endgültig festgelegt sind. Kostenentwicklungen werden mit den Planungsständen abgeglichen. Offene Punkte erhalten Verantwortlichkeiten und können nicht ohne dokumentierte Entscheidung verschwinden.
Das System reduziert damit insbesondere das Risiko, dass ein nahezu fertiger Entwurf aufgrund einer spät erkannten Grundsatzfrage erneut aufgerollt werden muss.
- Einordnung
Das USACE-Modell sollte daher nicht als eine Reihe zusätzlicher „Prüfbesprechungen“ verstanden werden. Sein wesentliches Merkmal ist vielmehr eine systematische Entscheidungsarchitektur für die Planung:
↓ Anforderungen gemeinsam festlegen
↓ Planungsstand erzeugen
↓ fachlich und interdisziplinär prüfen
↓ Kommentare dokumentieren
↓ kritische Punkte gemeinsam entscheiden
↓ Änderungen einarbeiten
↓ Umsetzung rückprüfen
↓ Meilenstein freigeben
↓ nächsten Planungsstand entwickeln.
Dadurch entstehen klare Entscheidungspunkte, ohne dass jede beteiligte Stelle zwingend einen eigenen, nachgelagerten Prüfprozess durchführen muss. Zugleich bleibt nachvollziehbar, wer welche Anforderung gestellt, geprüft, beantwortet und freigegeben hat.
Für große öffentliche Bauvorhaben ist insbesondere die Kombination aus früher Charrette, interdisziplinärem Project Delivery Team, definierten Planungsmeilensteinen, parallelen Reviews, verpflichtender Kommentardokumentation und formaler Rückprüfung bemerkenswert. Das USACE-Verfahren zeigt damit, dass eine hohe Prüftiefe und eine beschleunigte Projektabwicklung kein Widerspruch sein müssen. Voraussetzung ist allerdings, dass Prüfungen frühzeitig eingeplant, miteinander koordiniert und entscheidungsfähige Personen tatsächlich in die Review-Termine einbezogen werden.