Die COPLAN AG ist als Generalplaner für Industrie und Öffentliche Hand über unterschiedlichste Vergabemodelle beauftragt. Als effizientesten Vergabeprozess identifizieren wir die Rahmenvertragsvergabe beim Ingenieurscorps der US Army, das seit Jahrzehnten zu unserem festen Kundenstamm zählt. In Anbetracht der großen Anzahl an Projektvergaben, die aus den Sondervermögen Bundeswehr (100 Milliarden Euro) und Sondervermögen Infrastruktur und Klimaneutralität (SVIK, 500 Milliarden Euro) generiert werden sollen, kommen entsprechende Ansprüche auf das Personal der Behörden zu. Wir sehen in Generalplaner-Rahmenverträgen einen guten Weg für die Ämter, diesen Anforderungen angemessen zu begegnen. Als Multi-Vendor-Management eingesetzt sind Rahmenverträge skalierbare Prozesse, die es ermöglichen, die Anzahl der abgewickelten Projekte durch die Hinzunahme mehrerer Vertragspartner drastisch zu erhöhen, ohne die eigene interne Organisation zu überlasten. Unsere Erfahrungen dazu stellen wir hier dar.
Vergabeprozess für Generalplaner-Rahmenverträge bei der US Army
Ausgangspunkt des Vergabeprozesses ist ein Projektpool mit unterschiedlichen Planungsaufgaben, die über einen Generalplaner-Rahmenvertrag abgewickelt werden sollen. Im ersten Schritt führt die US Army eine Markterkundung (Sources Sought) durch und veröffentlicht anschließend die Ausschreibung für die Generalplanungsleistungen.
Anders als bei den klassischen Vergabeverfahren in Deutschland steht zu diesem Zeitpunkt nicht der Preis, sondern ausschließlich die fachliche und technische Qualifikation der Bewerber im Vordergrund. Bewertet werden insbesondere die Erfahrung und Fachkompetenz, die fachliche Qualifikation des vorgesehenen Personals, bisher erbrachte Leistungen, Ortskenntnisse und Leistungsfähigkeit sowie der Umfang bereits bestehender Verträge mit dem US-Verteidigungsministerium. Eine Preisabfrage erfolgt in dieser Phase ausdrücklich nicht.
Die eingegangenen Bewerbungen gelangen zunächst in einen Bewerberpool. Auf Grundlage der eingereichten Bewerbungsunterlagen werden daraus die besonders geeigneten Planungsunternehmen ausgewählt und in eine Shortlist aufgenommen. Diese Bewerber werden anschließend von einem Auswahlgremium zu Interviews eingeladen, inklusive des Fragenkatalog, der im Interview, das als Telefonat oder Videokonferenz geführt wird, zu beantworten ist. Der Program Manager, der als „Kopf“ des Bewerbers benannt wurde, steht dabei Rede und Antwort.
IDIQ-Verträge für das
Multi-Vendor-Management …
↓ ein Verfahren
↓ mehrere Vertragspartner
↓ viele Projekte
… ist ein skalierbarer Prozess, der es ermöglicht, die Anzahl der abgewickelten Projekte (den Output) bei Hinzunahme weiterer Vertragspartner drastisch zu erhöhen, ohne dass die eigene interne Organisation überlastet wird.
Auf Basis dieser letzten Informationen und Eindrücke identifiziert das Auswahlgremium die bestqualifizierten Planungsfirmen. Erst nach Abschluss dieser fachlichen Auswahl beginnt die wirtschaftliche Phase des Vergabeverfahrens. Die ausgewählten Unternehmen reichen hierzu ein Preisangebot ein, das ausschließlich Einheitspreise enthält. Die aufgeschlüsselte Stundensätze sind gestaffelt nach Disziplinen und Erfahrungsstufen. Nebenkosten und Reisekosten sowie Regelungen zur Preissteigerung beziehungsweise Indexierung für die weiteren Vertragsjahre sind ebenfalls zur Verhandlung angeführt. Die Preise werden via E-Mail verhandelt und als Kalkulationsbasis im Rahmenvertrag für Generalplanerleistungen fixiert.
Projekte, die aus dem Rahmenvertrag hervorgehen, werden auf Basis der Einheitspreise im Rahmenvertrag kalkuliert, verhandelt und als Pauschalpreis beauftragt. Gegenstand können dabei beispielsweise Planungsleistungen für Gebäude, technische Einrichtungen oder Infrastrukturmaßnahmen im jeweiligen Zuständigkeitsbereich der US Army sein.
Die Rahmenverträge haben in der Regel eine Laufzeit von fünf Jahren. Ihnen liegt ein Gesamtbudget zugrunde, mit dem das Corps die beauftragten Rahmenvertragspartnern in annähernd gleichen Teilen bedient. Zur Projektvergabe wählt das Corps anhand der vorhandenen Bewerbungsunterlagen den geeignetsten Vertragspartner für das Projekt aus und verhandelt mit ihm den pauschalen Projektpreis.
Wir, die COPLAN AG arbeiten seit mehr als zwanzig Jahren über eigene Generalplaner-Rahmenverträgen für das US Army Corps of Engineers in Deutschland sowie in Nord- und Osteuropa. Durch die Gründung von Joint Ventures mit US-Unternehmen erfüllen wir die Vorgaben des amerikanischen Vergaberechts für Bewerber. Vor Ort kooperieren wir mit zahlreichen Subunternehmern, die wir bereits in der Bewerbungsphase ins Team integrieren.
Generalplaner-Rahmenverträgen sind auch für kleine und mittlere Unternehmen lukrativ, wenn sie sich in Bietergemeinschaften oder Konsortien zusammenschließen, weil ihnen diese Verträge sich das Tor zu größeren Auftragsvolumina und gleichzeitig zu mehreren Aufträgen öffnet, ohne weiteren Akquisitionsaufwand.