Unterschiedliche Nationen, verschiedene Nutzeranforderungen, technische Fachdisziplinen und nationale Vorgaben – und nur wenige Tage Zeit, um daraus tragfähige Entscheidungen zu entwickeln. Genau dafür bietet das Charrette-Verfahren einen besonderen Rahmen. Bei einem viertägigen Workshop in Breslau übernahm COPLAN nicht nur planerische Aufgaben, sondern vor allem die Moderation eines intensiven internationalen Abstimmungsprozesses.
Bei der Planung komplexer internationaler Projekte liegt die Herausforderung häufig weniger darin, einzelne technische Lösungen zu entwickeln. Entscheidend ist vielmehr, die unterschiedlichen Anforderungen aller Beteiligten zusammenzuführen – möglichst früh, möglichst direkt und mit klaren Entscheidungen als Ergebnis.
Genau hier setzt eine Charrette an. Die entscheidende Funktion der Charrette besteht deshalb darin, Grundsatzentscheidungen frühzeitig gemeinsam zu treffen, bevor erhebliche Planungsleistungen in eine möglicherweise falsche Richtung erbracht werden.
Wir beschreiben hier beispielhaft eine solche Charrette am Beispiel eines Flughafenprojekts, die vom polnischen Staat für die US-Streitkräfte und für das nationale polnische Militär erstellt wird.
Planung am Round Table
Bei dem viertägigen Charrette-Meeting in Breslau kamen Vertreter der US-Streitkräfte, des polnischen Militärs und das internationale Planungsteam zusammen. Anlass war die Planung einer Contingency Beddown Area auf dem militärischen Teil des Nikolaus-Kopernikus-Flughafens. COPLAN war vom US Army Corps of Engineers mit der Vorplanung beauftragt.
Das Projekt bildete jedoch vor allem den konkreten Rahmen für einen intensiven Abstimmungsprozess.
Vor Beginn der Charrette liegen als wesentliche Planungsgrundlagen die Projektbeschreibung bzw. der Scope of Work aus der Angebotsanfrage sowie die anzuwendenden Normen, Richtlinien und technischen Vorgaben vor. Bevor die eigentliche interdisziplinäre Bearbeitung in der Charrette beginnt, muss das Planungsteam diese Grundlagen systematisch prüfen. Dabei sind insbesondere widersprüchliche Anforderungen, unklare Vorgaben und potenzielle Zielkonflikte zu identifizieren und transparent darzustellen. Ziel ist es, diese Punkte bereits zum Planungsstart gemeinsam mit allen Beteiligten verbindlich zu klären und damit spätere Planungsänderungen möglichst zu vermeiden.
Gerade zu Beginn des Designs muss deshalb ein gemeinsames Verständnis darüber hergestellt werden, dass wesentliche funktionale oder quantitative Änderungen möglichst vor beziehungsweise zum Designstart entschieden werden müssen. Spätere Änderungen können erhebliche Auswirkungen auf das gesamte Planungskonzept, angrenzende Fachdisziplinen, Kosten und Termine haben. Hierzu werden die tatsächlichen betrieblichen und funktionalen Anforderungen detailliert hinterfragt: Wie viele Personen werden künftig tatsächlich vor Ort eingesetzt? Welche Geräte, Maschinen und Fahrzeuge müssen berücksichtigt werden, ebenso deren Verkehrs- und Bewegungsflächen? Welche Wendekreise, Durchfahrtshöhen, Achslasten und Gesamttonnagen sind anzusetzen? Sind Läger-, Wartungs- oder Betriebsflächen erforderlich?
Als Generalplaner wissen wir, wie wichtig diese frühe Verifikation des Scope of Work ist und unser Projektmanagementteam gehen jedem Ansatz akribisch nach. Denn in der Praxis at es sich schon gezeigt, dass die ursprünglich beschriebenen Anforderungen den tatsächlichen Bedarf nicht vollständig abbilden. In einzelnen Projekten führte die Klärung während der frühen Planungsphase beispielsweise dazu, dass die erforderliche Gebäudefläche gegenüber dem ursprünglich ausgeschriebenen Scope verdoppelt werden musste.
Parallel dazu zeigte das Planungsteam auf, welche Lösungen beispielsweise für Erschließung, Brandschutz, Tragwerk, Versorgungs- und Elektrotechnik möglich sind. Anschließend brachte das polnische Militär seine zusätzlichen Anforderungen ein. Am Ende mussten diese unterschiedlichen Perspektiven zu einer gemeinsamen Lösung zusammengeführt werden.
Das Entscheidende dabei: Die Beteiligten arbeiten nicht nacheinander und voneinander getrennt. Sie sitzen gemeinsam am Tisch.
Fragen können unmittelbar beantwortet, Zielkonflikte sichtbar gemacht und Lösungsvarianten direkt mit denjenigen diskutiert werden, die später über deren Umsetzung entscheiden oder sie nutzen müssen.
Das Projekt bildete jedoch vor allem den konkreten Rahmen für einen intensiven Abstimmungsprozess.
Unterschiedliche Anforderungen gemeinsam lösen
Gerade bei internationalen Projekten treffen sehr unterschiedliche Rahmenbedingungen aufeinander.
Auf der einen Seite stehen die Anforderungen des US-amerikanischen Auftraggebers und der Nutzer. Gleichzeitig müssen die Bedürfnisse weiterer militärischer Beteiligter berücksichtigt werden. Hinzu kommen technische Lösungen, nationale Vorschriften und die Anforderungen der späteren Genehmigung und Umsetzung vor Ort.
In Breslau wurde die Anlage beispielsweise nicht ausschließlich für die Nutzung durch US-Streitkräfte geplant. Auch NATO- und insbesondere polnische Truppen sollten sie nutzen. Entsprechend brachte das polnische Militär eigene Anforderungen in den Prozess ein.
Damit entsteht zwangsläufig Diskussionsbedarf.
Charrette als erprobtes Modell
Eine Charrette schafft dafür bewusst Raum. Statt offene Punkte über Wochen hinweg in einzelnen Besprechungen, E-Mails und Planungsständen weiterzureichen, werden sie konzentriert auf den Tisch gebracht. Fachplaner können unmittelbar erklären, welche Folgen eine Anforderung für andere Disziplinen hat. Nutzer können Prioritäten verdeutlichen. Varianten werden diskutiert, angepasst oder verworfen.
So entwickelt sich Planung Schritt für Schritt zu einer gemeinsamen Lösung.
Moderation ist dabei eine eigene Disziplin
Dass ein solcher Prozess funktioniert, ist keineswegs selbstverständlich.
Unsere Münchner Kolleginnen Petra Sprenger und Ute Linck-Borys moderierten die vier Tage in Breslau und koordinierten dabei ein internationales Planungsteam. Ein wesentlicher Vorteil für das Projekt ist die Unabhängigkeit eines freien Planungsunternehmens wie der COPLAN AG: Ohne Bindung an firmeninterne Produkt-, System- oder Ausführungsvorgaben kann die Planung konsequent an den funktionalen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen des Projekts ausgerichtet werden.
Die Aufgabe geht weit über die klassische Leitung einer Besprechung hinaus.
Eine Charrette muss strukturiert werden, obwohl Diskussionen bewusst offen geführt werden. Alle relevanten Beteiligten müssen zu Wort kommen, ohne dass sich der Prozess in Einzelthemen verliert. Technische Fragestellungen müssen verständlich aufbereitet und unterschiedliche Positionen so zusammengeführt werden, dass daraus Entscheidungen entstehen können.
Gleichzeitig muss das gesamte Gespräch belastbar dokumentiert werden.
Welche Anforderungen wurden formuliert? Welche Varianten wurden diskutiert? Welche Punkte sind entschieden? Wo fehlen noch Informationen? Welche Auswirkungen hat eine Entscheidung auf andere Fachbereiche?
Das Protokoll ist deshalb nicht lediglich eine Zusammenfassung des Tages. Es wird zur Arbeitsgrundlage für den nächsten Schritt.
Abends beginnt bereits der nächste Tag
Eine besondere Herausforderung einer mehrtägigen Charrette liegt darin, dass die Arbeit mit dem Ende des Workshops am jeweiligen Tag nicht abgeschlossen ist.
Die Ergebnisse müssen ausgewertet, strukturiert und planerisch aufbereitet werden. Offene Fragen sind zu sortieren, Varianten zu konkretisieren und Entscheidungsgrundlagen vorzubereiten. Am nächsten Morgen müssen die Beteiligten genau dort weiterarbeiten können, wo sie am Vortag aufgehört haben.
Dadurch entsteht ein sehr dynamischer Prozess:
diskutieren, dokumentieren, ausarbeiten, entscheiden – und unmittelbar weiterplanen.
Diese enge Verzahnung ermöglicht eine Geschwindigkeit, die in einem klassischen, sequenziellen Planungsprozess kaum erreichbar wäre.
Planung und Genehmigung parallel denken
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass planerische Entscheidungen und Anforderungen aus dem späteren Genehmigungsprozess sehr früh miteinander abgeglichen werden können.
Für das Projekt in Breslau arbeitet COPLAN mit einem Planungsteam aus Breslau und Krakau zusammen. Die polnischen Architekten und Ingenieure bringen dabei insbesondere die Kenntnis der nationalen Bauvorschriften ein und stellen sicher, dass die Planungsunterlagen auch in polnischer Sprache vorliegen.
Damit werden die verschiedenen Ebenen nicht erst nacheinander betrachtet. Technische Planung, Nutzeranforderungen und nationale Rahmenbedingungen laufen möglichst parallel.
Gerade bei Projekten mit engen Zeitvorgaben kann das entscheidend sein. Probleme werden nicht erst sichtbar, wenn ein fertiger Plan zur Prüfung vorgelegt wird, sondern bereits während seiner Entstehung.
Vier Tage, die Wochen der Abstimmung ersetzen können
Eine Charrette ist deshalb weit mehr als ein mehrtägiger Workshop.
Sie ist ein konzentrierter Planungs- und Entscheidungsprozess. Unterschiedliche Fachrichtungen und Nationen bringen ihre Perspektiven ein, Konflikte werden offen diskutiert und Lösungen gemeinsam entwickelt.
Damit dies funktioniert, braucht es allerdings eine Moderation, die gleichzeitig fachlich versteht, strukturiert, zuhört, dokumentiert und Entscheidungen vorbereitet.
Genau darin liegt die besondere Stärke dieses Verfahrens: Aus vielen einzelnen Anforderungen entsteht innerhalb kurzer Zeit ein gemeinsames Verständnis – und daraus eine belastbare Grundlage für die weitere Planung.
In Breslau bedeutete das vier intensive Tage am Round Table. Für das Projekt bedeutete es einen wichtigen Schritt von vielen unterschiedlichen Anforderungen hin zu einer gemeinsam getragenen Lösung.